Hoe je DAM-systeem blijft leven binnen je organisatie
Sebastiaan van Comrads over adoptie, structuur én hoe je mensen enthousiast houdt
“Een DAM-systeem implementeren is geen IT-project. Het is een organisatieproject.” Aan het woord is Sebastiaan van Comrads. Vanuit zijn jarenlange ervaring met het implementeren van Digital Asset Management (DAM) bij uiteenlopende organisaties – van Bidfood en Schiphol tot DierenLot en BrabantSport – weet hij als geen ander waar het vaak spaak loopt. En vooral: wat je kunt doen om het wél tot een succes te maken.
We vroegen hem naar de belangrijkste lessen en inzichten rondom het opzetten van een succesvol DAM-programma.
De techniek is niet de bottleneck
“De techniek is zelden het probleem,” begint Sebastiaan. “Sterker nog, de meeste organisaties zijn na de implementatie direct enthousiast. Ze zien hoe overzichtelijk alles wordt, hoeveel tijd het scheelt. Maar een paar maanden later merk je ineens dat collega’s weer bestanden op hun bureaublad bewaren. Of dat het oude beeldbankje toch weer wordt gebruikt. Dat is hét moment waarop je DAM-programma het verschil moet maken.”
Van enthousiasme naar structureel gebruik
Wat is dan een goed DAM-programma? “Het gaat erom dat je de adoptie structureel borgt in je organisatie,” legt Sebastiaan uit. “Niet alleen in de projectgroep of marketingafdeling, maar bij álle gebruikers. En dat begint bij goede interne communicatie en slimme keuzes tijdens de inrichting. Betrek ambassadeurs vanuit verschillende afdelingen, mensen die het systeem gaan dragen. Maak het laagdrempelig en logisch voor iedereen die ermee werkt.”
Onboarding en herhaling
“Een van de meest onderschatte onderdelen is onboarding. Nieuwe collega’s moeten direct weten: dit is hoe wij werken met merkcontent. Dáár vind je het logo, zó werk je met templates, en dít is de plek waar je altijd de laatste versie vindt. Bij veel klanten integreren we het DAM-systeem daarom in hun onboardingproces. Maar ook daarna is herhaling essentieel. Wij adviseren vaak om na drie of zes maanden korte refresh-sessies te plannen. Geen urenlange training, maar concrete tips, nieuwe features, of gewoon even samen zoeken naar best practices.”
Slimme structuur houdt je systeem levend
“Een ander aandachtspunt is de structuur onder je DAM. Je metadata en tagging zijn cruciaal. Zonder dat wordt zoeken al snel weer gissen. In deze blog hebben we uitgelegd hoe je een tactisch keyword framework opzet dat wérkt – en dat je regelmatig moet bijstellen. Want je organisatie verandert, je campagnes veranderen, dus je structuur moet mee.”
De kracht van kleine successen
Volgens Sebastiaan zit het succes van adoptie vaak in de details: “Laat mensen ervaren dat het systeem hen tijd oplevert. Bijvoorbeeld door slimme templates waarmee ze zelfstandig een flyer of social post kunnen maken, volledig on-brand. Of door de zoekfunctie die wél werkt. Zodra gebruikers merken dat ze minder afhankelijk zijn van anderen én sneller klaar zijn, dan heb je ze.”
Monitoren en verbeteren
Tot slot benadrukt hij het belang van inzicht: “Monitor wat wel en niet gebruikt wordt. Zie je dat een bepaalde afdeling terugvalt in oude gewoontes? Ga het gesprek aan. Vaak ligt het aan iets kleins: ze missen een bepaald formaat, of weten niet hoe iets werkt. Als je dat structureel oppakt, voorkom je dat je systeem versnippert.”
Conclusie: het echte werk begint na livegang
"Een DAM-systeem invoeren is de eerste stap," besluit Sebastiaan. "Maar het echte werk begint daarna. Dáár zit de waarde. Wil je als klant van Comrads sparren over hoe je jouw DAM-programma levendig en relevant houdt? Neem contact op met je Customer Success Manager – we denken graag met je mee.
Werk je al met Comrads en wil je jouw DAM-programma verder versterken?
Of ben je nieuwsgierig naar hoe wij andere organisaties helpen met adoptie en merkconsistentie? Neem gerust contact met ons op – we denken graag met je mee.