Grolsch werkt al sinds jaar en dag met een DAM-systeem. De manier van denken is voor hen dus niet nieuw. Maar hun oude applicatie was drastisch aan vervanging toe. Manon Veldman, verantwoordelijk voor Marketing Resources bij Grolsch, ging op zoek naar een toekomstbestendig systeem. In deze blog vertelt ze waarom de keuze viel op Comrads Solutions.
Niet meer van deze tijd
Ons oude DAM-systeem dateerde van ruim tien jaar geleden. Het werd steeds trager, vertoonde meer en meer bugs en was simpelweg niet meer van deze tijd. Het voldeed niet meer aan wat wij bij Grolsch van een DAM-systeem verwachten. Maar hoe kies je zoiets? Ik ben in eerste instantie gaan googelen. Daaruit kwamen een aantal potentiële leveranciers naar voren, die we hebben uitgenodigd. Bij Comrads hadden we al snel het gevoel dat ze goed bij ons aansloten, niet alleen voor wat betreft de oplossingen die ze bieden maar ook voor wat betreft de manier van werken. We hebben met een aantal klanten van Comrads kunnen spreken en toen was de keuze eigenlijk snel gemaakt.
Veel persoonlijke aandacht
Wij hebben gekozen voor het Digital Asset Management-systeem, inclusief de Brand-portal en de Workflow Management-module. Voor onze vorige leverancier was het DAM-systeem iets dat ze erbij deden, voor Comrads is het hun core business. Onze vraag was voor hen dan ook vrij simpel en hun systeem doet gewoon precies wat het moet doen. Dat is heel prettig, maar wat we vooral fijn vonden was de samenwerking. Comrads is een relatief kleine partij. Dat betekent dat er veel persoonlijke aandacht is. We werden echt aan de hand genomen en door het implementatietraject geleid. Erwin Klinkenberg, de mede-eigenaar van Comrads heeft een aantal workshops gegeven die ons heel erg hebben geholpen en Erwin schuwde ook niet ons kritische vragen te stellen over wat we zelf hadden bedacht. Die grondige voorbereiding heeft ons tijdens de implementatie zeker goed gedaan.
Aan regels gebonden
Sinds begin van dit jaar zijn we live. We hebben echt een grote stap voorwaarts gemaakt in onze manier van werken. De collega’s die het systeem maar sporadisch gebruiken, moeten nog weleens zoeken, maar degenen die het vaker gebruiken voelen zich al helemaal thuis met het systeem. Ook de Workflow Management-module is heel fijn voor ons. Als producent van alcoholhoudende producten zijn we aan nogal wat regels gebonden als het gaat om onze communicatie naar buiten. Zo moeten al onze reclame-uitingen slogans als ‘Geen 18, geen alcohol’ en ‘Met trots voor u gebrouwen’ bevatten. Zo zijn er nog een aantal geboden en verboden. Een interne commissie van vijf mensen moet alle uitingen goedkeuren voor ze gedrukt worden of online gezet worden. Per e-mail is dat een heel gedoe. Nu ziet de projecteigenaar netjes op een rij wie wat heeft goed- of afgekeurd en waarom, en de commissieleden zien in een oogopslag wat ze nog moeten doen.
Stappen voorwaarts
Binnenkort hebben we een afspraak met Comrads voor een evaluatie. We willen graag nog iets meer doen met rapportages en we kunnen wel wat tips gebruiken om onze homepage wat levendiger te maken. Het lijkt ons bijvoorbeeld leuk om een top 10 van downloads automatisch te kunnen tonen en wat opvallende of leuke dingen uit te lichten. En we moeten aan de slag met het beheer van copyrights en andere auteurszaken. Het platform is daar helemaal voor uitgerust, nu moeten we daarin zelf nog een stap maken. Maar met de hulp van Comrads gaat dat zeker lukken.
Nieuwsgierig?
Wil je eens verder praten over wat een Digital Asset Managementsysteem voor jouw organisatie kan betekenen en hoe je het gebruik tot een succes maakt? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een gratis demo op locatie. We denken graag met je mee.