De begrippen tags en keywords zorgen nogal eens voor verwarring, dat merken wij ook als we een demo geven. En wat is dan nog de rol van categorieën? In deze blog legt Sebastiaan de Ruiter uit wat het verschil is, maar ook wat het voordeel is van werken met tags in plaats van mappen.
Het nadeel van werken met mappen
Als wij een demo geven, is het vaak een van de eerste vragen: kunnen we onze mappenstructuur overzetten? Om maar direct met de deur in huis te vallen: nee, dat kan niet. Wat daar de reden van is, heb ik al uitgebreid beschreven in een eerdere blog. Mappen of folders zijn als het ware bakjes waar je een bestand in legt. Als je niet in het juiste bakje kijkt, dan vind je niet waar je naar op zoek bent. De kans is groot dat een voorganger de mappenstructuur ooit heeft aangelegd en de vraag is maar of jij op dezelfde manier denkt. Door met tags en keywords te werken, breng je een veel slimmere structuur aan. Wat is het verschil?
Wat zijn keywords
Keywords zijn technisch gezien onderdeel van een bestand. Denk daarbij aan de grootte van een bestand, de aanmaakdatum, de auteur en de bestandsnaam. Bij foto’s heb je dan ook nog zaken als de kleurruimte en de coördinaten. Bij tekstuele bestanden zoals een spreadsheet, een presentatie of een document, zijn ook de woorden die gebruikt worden in de tekst keywords. Als je een bestand van opslaglocatie A naar opslaglocatie B brengt, gaan de keywords ook mee.
Wat zijn tags?
Tags zijn kenmerken die de maker of beheerder van het bestand extra aan het bestand meegeeft. Ze helpen het bestand verder te omschrijven en te positioneren. Dit kunnen bijvoorbeeld ook productcategorieën zijn of merken die je binnen je bedrijf voert of productielocaties. Ze staan min of meer los van het bestand, maar bepalen de structuur en relevante thema’s waaraan het bestand gerelateerd is. Tags zijn dus een slimme manier om content te structureren en te organiseren zonder ze in aparte mappen of folders te plaatsen. Je kunt dus ook meerdere tags tegelijk aan een bestand koppelen en op tags kun je (toegangs-)rechten toepassen om te bepalen wie er wel bij een bestand mag en wie niet.
Categoriseren in DAM
Als je in een DAM-systeem content upload, komen de keywords automatisch mee. De tags kies of zet je er apart bij. Het succes van je DAM-systeem wordt voor een groot deel bepaald door het geheel aan keywords en tags, ofwel je metadatastructuur. Zo kunnen medewerkers zoeken en filteren vanuit hun eigen invalshoek. Dat is pas slim.
Nieuwsgierig?
Wil jij meer weten over de voordelen van Digital Asset Management? Download dan onze DAM-gids. Direct ontdekken hoe Comrads jouw merk kan helpen? Vraag dan direct een vrijblijvende demo aan. We denken graag met je mee. Nu en in de toekomst.