‘De aanschaf van een Digital Asset Managementsysteem is één ding, maar daar is je probleem niet vanzelf mee opgelost.' Aan het woord is Erwin Klinkenberg, medeoprichter en eigenaar van Comrads Solutions. 'Wat vooral het succes bepaalt bij een DAM-implementatie is het bepalen van de juiste metadata conventie. Een bestand op zichzelf zegt immers niet zoveel. Het wordt pas een “asset” als je er metadata aan toevoegt. Denk aan zaken zoals; wie de eigenaar is, wat de rechten zijn, in welke categorie het thuishoort, etc. En precies daar zit de crux: je kan een systeem hebben, maar als je de metadata niet goed op orde hebt, dan lost het niets op. Je verlegt het probleem alleen maar naar een ander systeem. De kunst is immers om er voor zorg te dragen dat gebruikers kunnen zoeken en filteren vanuit hun eigen invalshoek. Denk dus liever drie keer na, voordat je te snel implementeert.'

Kostbare tijd

'Tijd is kostbaar, daarom helpen wij bedrijven bij oplevering met het in het systeem zetten van hun bestanden. Zo is er een goede basis. Tijdens de workshops focussen klanten vaak ook op tijdsbesparing op basis van nieuwe technologieën waarvan ze gehoord hebben, zoals bijvoorbeeld image recognition. Helaas blijkt toepasbaarheid daarvan in de praktijk nog beperkt. Dat geldt overigens voor meerdere technologieën die stuk voor stuk zinvol kunnen zijn, maar wel uitleg en achtergrond behoeven, om ook inzetbaar te zijn voor de klanten. Het managen van quitclaims, als gevolg van de AVG/GDPR, het gebruik van verborgen info in bestanden: dat kan allemaal geregeld worden met een DAM maar dat is vaak nog onderbelicht bij de klant.'

Verschillende invalshoeken

'Bedrijven melden zich bij ons vanuit verschillende invalshoeken. Het meest voorkomende is echter dat men bestanden niet of nauwelijks kan terugvinden. Meestal omdat ze ‘overal en nergens’ opgeslagen zijn. Dat heeft vaak vervelende gevolgen, bijvoorbeeld als verkeerde versies of verouderde bestanden gebruikt worden, nog los van het tijdsverlies. Marketeers raad ik aan om vooral marketing te bedrijven en niet te verzanden in een doolhof van ongeorganiseerde bestanden. Ze kunnen beter bij ons aankloppen, zodat wij helpen structuur te brengen in de chaos. Dat kost initieel altijd tijd, maar eenmaal goed geregeld wordt je DAM pas echt een succes. En anders? Dan heb je er weer een systeem bij, maar gebruikt niemand het', aldus Erwin. Daarom leggen we samen met de klant tijdens het voortraject hun processen onder een vergrootglas en pas als alle relevante informatie boven water is, duiken we met elkaar het diepe in. Immers; het motto is nog steeds ‘bezint eer gij begint.’'