Hoe Bidfood grip kreeg op duizenden beelden
Interview met Anouk Genders, Creative Business Partner bij Bidfood. “WeTransfer? Dat kostte ons soms drie kwartier. Nu delen wij beelden met één klik. Dat geeft zoveel rust.”
Van versnippering naar controle
Bij Bidfood draait alles om vers, snel en professioneel leveren. Maar hoe houd je dat tempo vol als je visuele assets overal en nergens staan opgeslagen? Anouk weet daar alles van. Als Creative Business Partner en onderdeel van de Inhouse Studio is ze verantwoordelijk voor het waarborgen van de visuele identiteit van Bidfood. Samen met Comrads transformeerde ze een versnipperd proces naar een solide Digital Asset Management (DAM) en Brand Management omgeving; de Mediabank.
Toen Anouk Genders in 2019 startte bij Bidfood, stonden beelden op persoonlijke laptops. Grote bestanden gingen via WeTransfer. Collega’s waren afhankelijk van haar team. “We kregen vaak verzoeken om onze logo’s. Alles liep via ons,” vertelt Anouk.
Anouk schetst de beginsituatie helder: “Alles stond op harde schijven of laptops en collega’s waren afhankelijk van ons. Zelfs een simpel logo aanvragen verliep herhaaldelijk via ons.” De noodzaak voor een centrale oplossing was duidelijk. Niet alleen voor het stroomlijnen van de contentdistributie, maar ook om te voldoen aan privacywetgeving: “We werken ook met quitclaims die niet zomaar zichtbaar mogen zijn. Die staan nu veilig en afgeschermd in onze Mediabank.” De wens? Eén veilige, centrale plek waar alle visuele content beheerd, gedeeld en hergebruikt kon worden. “We hadden behoefte aan toegangsbeheer, en vooral: overzicht.”
Van wens naar werkelijkheid: de Mediabank
Met het Digital Asset Management en Brand Management platform van Comrads - bij Bidfood bekend als de Mediabank - kwam dat overzicht er. Niet alleen door de technologie, maar ook door de aanpak.
“Het fijne is: het contact met Comrads is persoonlijk en direct. Een appje en het wordt geregeld. Geen logge processen.”
Drie bouwstenen voor visuele grip bij Bidfood
Met de Mediabank kwam de oplossing waar Bidfood naar zocht. Geen technische lapmiddelen, maar een toekomstbestendig Digital Asset Management (DAM) en Brand Management systeem. En vooral: een aanpak die werkt. Comrads implementeerde bij Bidfood daarvoor meerdere krachtige modules:
Product Library – Leveranciers uploaden zelf hun packshots in de Product Asset Management (PAM) module waarna alle productinformatie automatisch uit het PIM systeem wordt opgehaald. De beelden komen vervolgens direct terecht bij de juiste afdeling voor integratie in de webshop. Minder mailtjes, meer snelheid.
Beeldbank – Eén centrale plek voor alle visuals. Collega’s kunnen nu zelfstandig beeldmateriaal zoeken en downloaden in de Digital Asset Management (DAM) module, zonder telkens een beroep te doen op het Inhouse Studio-team. Dat heeft de afhankelijkheid sterk verminderd en zorgt voor meer snelheid én zelfredzaamheid in de organisatie. Daarnaast biedt de beeldbank de mogelijkheid om bestanden in verschillende formaten te downloaden. Waar het team vroeger regelmatig Photoshop-bestanden moest omzetten naar bijvoorbeeld PNG, kiezen collega’s nu zelf het gewenste formaat. Dit bespaart veel tijd en voorkomt onnodige handmatige handelingen.
Brand Portal – De visuele bijbel van Bidfood. Van kleurcodes en typografie tot logo’s en tone of voice. Inclusief downloadopties en richtlijnen voor gebruik.
De nieuwste toevoeging? De Brand Templates module waar Bidfood momenteel mee experimenteert. Met deze module kunnen collega’s straks zelf content creëren op basis van vaste templates. Het designteam hoeft dan alleen nog een laatste controle uit te voeren. De verwachting is dat dit het team aanzienlijk gaat ontzorgen en tegelijkertijd collega’s meer grip en inzicht geeft in hoe hun uitingen er visueel uit komen te zien.
Adoptie = ambassadeurschap
Adoptie van een Mediabank staat of valt met gebruik. Bidfood koos voor een pragmatische aanpak: de Inhouse Studio werd intern ambassadeur. Collega’s die om logo’s vroegen, kregen geen bestanden meer toegestuurd, maar een doorverwijzing naar de beeldbank.
“We zijn bewust gestopt met het oplossen voor anderen. Daardoor is het gebruik enorm toegenomen.”
Het resultaat? Van meerdere logo-verzoeken per week naar nog een enkele per maand. En een organisatie die zelfstandig haar weg weet te vinden in de visuele toolbox.
De ROI zit in rust, snelheid en veiligheid
Een DAM-systeem vraagt investering – maar levert structureel op. “Het is moeilijk om in euro’s uit te drukken, maar de tijd die we besparen is enorm,” zegt Anouk. “Alleen al de overstap van WeTransfer naar directe downloads maakt het verschil tussen frustratie en flow.” Daarnaast is het onderwerp privacy en veiligheid cruciaal. Bidfood werkt met foto’s waarvoor quitclaims gelden. “Wij mogen die beelden niet zomaar versturen via Dropbox of WeTransfer. Met de Mediabank weten we dat we AVG-proof werken.”
Een partner die meebeweegt én tegengas durft te geven
Wat voor Bidfood het verschil maakt? De samenwerking – én de houding. Geen anonieme helpdesk of standaard support, maar directe lijnen met mensen die meedenken, meewerken en waar nodig bijsturen. “Erwin belt geregeld om te vragen of alles nog goed werkt. En Laura is altijd bereikbaar – zelfs als ze het druk heeft. Dat geeft vertrouwen,” vertelt Anouk. Die samenwerking is persoonlijk én professioneel. En juist dat maakt ruimte voor eerlijke feedback. “Ik denk dat jullie bij Comrads soms te bescheiden zijn. Jullie hebben goud in handen – zeker als het gaat om privacy, veiligheid en toegankelijkheid. Veel bedrijven zijn zich daar nog onvoldoende van bewust. Wees daar vooral zichtbaarder in.”
Anouk is ook niet bang om verbeterpunten aan te kaarten. Zo mist ze een toegankelijk naslagwerk voor collega’s: “We hebben wel interne uitleg gegeven, maar daarna is er weinig documentatie beschikbaar om zelfstandig iets op te zoeken.” Ook het uiterlijk van de beeldbank komt aan bod: “Het werkt perfect, maar visueel is er nog ruimte voor vernieuwing.” Precies dat open gesprek, de ruimte om kritisch te zijn en samen te verbeteren, maakt dat Comrads voor Bidfood geen leverancier is – maar een echte partner. Eén die naast je staat, ook als er iets beter kan.
Tot slot: lessen voor andere organisaties
Wat kunnen andere organisaties leren van Bidfoods ervaring met de Mediabank? Volgens Anouk draait het om drie dingen:
1. Kijk verder dan opslag
Een DAM is geen archief, maar een systeem voor controle, efficiëntie en merkconsistentie. Het voorkomt fouten en versnelt operationele processen.
2. Zorg voor één centrale bron
Eén plek voor alle actuele en goed beheerde content voorkomt verwarring, dubbele bestanden en onnodig werk.
3. Maak van je team ambassadeurs
Adoptie werkt alleen als je gebruikers actief betrekt. Bidfood koos bewust voor een aanpak waarbij collega’s zelf naar de Mediabank worden verwezen – en dat werkt. Anouks tip aan twijfelaars? “Gewoon doen. Wacht niet te lang. En zorg dat je mensen hebt die het systeem actief gebruiken én promoten. Dán zie je vanzelf hoeveel rust en slagkracht het oplevert.”
Ook klaar voor een slimme, veilige en schaalbare aanpak van je marketingassets?
Bij Comrads denken we met je mee – van analyse tot adoptie. Zoals bij Bidfood, waar de Mediabank inmiddels onmisbaar is geworden in de dagelijkse operatie. Ontdek het zelf en plan een vrijblijvend demo. Of verdiep je eerst nog wat verder in onze mogelijkheden en klantcases.