Als je bestanden deelt via Dropbox, OneDrive of WeTransfer mis je niet alleen structuur, het kan ook – onbedoeld – heel onveilig zijn. Een iets te lang ingedrukte shifttoets of een ongecontroleerde swipe, en je hele folder valt bij een ander in de mailbox. Of je écht een Digital Asset Management-systeem nodig hebt? Lijkt me een open deur.
Herkenbaar materiaal bij de demo
Ik schreef al in een eerdere blog dat als ik een demo geef, ik dat graag doe met ‘echt’ beeldmateriaal van de betreffende organisatie. Dat zorgt immers dat zo’n demo een stuk meer tot de verbeelding spreekt. Soms zoek ik zelf online naar beeld, maar dan is het natuurlijk mogelijk dat er een bestand bij zit waar de organisatie niet heel blij mee is. Daarom gebeurt het ook dat ik mijn contactpersoon vraag om wat digitale assets te sturen. Zo ook vorige week.
Gevoelige informatie via WeTransfer
Ik kreeg heel netjes een WeTransfer-bestand toegestuurd. Het viel me al op dat het een enorme zip-file was, maar dat is natuurlijk mogelijk. Nietsvermoedend pakte ik het bestand uit en tot mijn schrik zag ik dat er – naast een beeld of tien – allerlei privédocumenten tussen zaten. Uiteraard heb ik de hele folder onmiddellijk verwijderd en om een nieuw bestand gevraagd. Maar dat beantwoordt wel direct de vraag: ‘Heb ik een DAM-systeem nodig?’
Overzichtelijk bestanden delen, inclusief de juiste toegangsrechten
Door je bestanden te delen via Dropbox, OneDrive of WeTransfer mis je niet alleen structuur, het kan dus ook – onbedoeld – heel onveilig zijn. Je hoeft alleen maar even per ongeluk de shifttoets ingedrukt te houden en er gaat een hele folder over de lijn. Als je bestanden wil delen met de juiste toegangsrechten en als je het daarbij ook nog eens belangrijk vindt dat het veilig en overzichtelijk gebeurt, dan is het slimmer om voor een DAM-systeem te kiezen.
Controle op content
Natuurlijk kun je ook je MyDocuments-folder een DAM-systeem inslepen, maar dan valt de inhoud van die folder niet direct in de mailbox van een onbedoelde derde. Er moet altijd nog iemand de content controleren, de content moet worden voorzien van meta-data en de gebruiksrechten moeten worden bepaald. Eer dat zo’n asset gedeeld wordt, heeft er wel iemand ontdekt dat er iets is misgegaan. Per ongeluk de verkeerde bestanden delen? Dat zal je met een DAM-systeem niet snel overkomen!
Nieuwsgierig?
Wil je eens verder praten over hoe onze complete Digital Brand & Asset Management-oplossingen jouw organisatie ondersteunen bij het efficiënt beheren, communiceren en delen van al je merkelementen, logo’s, fonts, kleuren en richtlijnen? Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag direct een gratis demo aan. Mét herkenbare content!