Als je aan de slag gaat met een DAM-systeem, raken veel organisaties in een spagaat. Enerzijds willen medewerkers dat alle content centraal bij elkaar wordt opgeslagen, anderzijds is men geneigd de eigen content voor zichzelf te houden. Hoe zorg je er dan toch voor dat je team weet wanneer en waar je welk beeld gebruikt? Door zelf het goede voorbeeld te geven en je content te gaan delen! Zo zet je je team aan tot het creëren van de ultieme DAM-omgeving. En belangrijker nog: een efficiënt en consistent Brand Management-proces.
Centraliseren versus voor jezelf houden
Deze week had ik een gesprek met een klant over hun DAM-systeem. Hij vroeg me: ‘Sebastiaan, hoe krijg ik het voor elkaar dat mijn team weet wanneer we welk beeld gebruiken?’ Dit soort gesprekken voeren wij aan de lopende band. Het in gebruik nemen van een DAM-systeem an sich is namelijk op zich niet voldoende om je organisatie mee te krijgen. Het menselijk brein zit blijkbaar wat vreemd in elkaar. Enerzijds willen we heel graag alles centraliseren, maar zodra de tools er zijn wordt iedereen ineens heel beschermend als het over de eigen content gaat. Die willen we liever niet met anderen delen. Kortom: we willen wel dat collega’s alles met ons delen, maar zelf delen we liever niet.
Diversiteit in content
Hoe overwin je dat sentiment? Medewerkers moeten de toegevoegde waarde gaan voelen. Een mooi voorbeeld kwamen we een tijdje geleden tegen bij een grote financiële instelling. Er had een fotoshoot plaatsgevonden, en alle relevante afdelingen hadden een WeTransfer-link gekregen met de beelden. Niks centraal geregeld, allemaal lekker een eigen download en daarmee tig lokaal opgeslagen kopieën van dezelfde beelden. Helaas bleek er één foto te zijn die iedereen even mooi vond, met als gevolg dat in alle bladen en alle online uitdingen dezelfde foto van dezelfde vrouw verscheen. Alleen door de content centraal aan te bieden en bij te houden welk beeld waar is gebruikt, krijg je meer diversiteit in je content.
Openstellen content levert meer op dan eilandjes creëren
Dat is precies de mindset waar een organisatie naartoe moet. Medewerkers moeten gaan begrijpen dat er meer goeds komt uit het openstellen van de content dan wanneer je het gaat isoleren en afschermen. Als je eilandjes gaat creëren, wordt uiteindelijk niemand daar wijzer van. Dan loop je het risico dat content verkeerd wordt gebruikt, dat er verkeerde versies in omloop komen, dat content onnodig opnieuw wordt gemaakt omdat de ene collega niet weet dat de collega van drie keukentafels verder er al mee bezig is. Die wanorde lost zich niet vanzelf op, daar heb je brandmanagementsoftware voor nodig. Zodra mensen voelen dat het hen werk uit handen neemt, dan ontstaat die mindset waarbij delen ineens heel logisch is.
Nieuwsgierig?
Wil jij ook van start met onze Brand Management-oplossingen? Benieuwd hoe Comrads jouw organisatie kan ondersteunen bij het efficiënter beheren, communiceren en delen van al je digitale assets, merkbestanden, content en media? Download dan onze DAM-gids over de voordelen van Digital Asset Management of vraag direct een vrijblijvende demo aan. We denken graag met je mee. Nu en in de toekomst.