Ruim 9 jaar KWF & Comrads: beeldbank succes
Ruim 9 jaar Comrads bij KWF: van rommelig archief naar strak georganiseerde beeldbank. Zo begon KWF 9 jaar geleden aan een belangrijke digitale stap: de implementatie van de beeldbank (DAM-systeem) van Comrads. Wat ooit startte als een systeem dat niet heel gebruiksvriendelijk werd ervaren, is inmiddels uitgegroeid tot een onmisbaar onderdeel van de dagelijkse communicatie en campagnevoering. Dankzij een slimme upgrade, betrokken collega’s en een nauwe samenwerking met het Comrads-team, is de beeldbank vandaag de dag beter, sneller en vooral: geliefd.
Van ingewikkeld naar intuïtief
Toen KWF voor het eerst met Comrads aan de slag ging, liep niet alles op rolletjes. De navigatie was onhandig en gebruikers vonden het systeem lastig in gebruik. Onder begeleiding van Henk kwam daar een paar jaar later verandering in. Geïnspireerd door een voorbeeld van ING overtuigde hij het team van de noodzaak tot een system upgrade. En met succes: de upgrade zorgde voor een enorme sprong vooruit in gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit. Sindsdien is de beeldbank niet meer weg te denken bij KWF.
Een organisatiebrede beeldcultuur
Bij KWF werken ruim 200 collega’s, waarvan er 50 een beeldbankaccount hebben. Ongeveer 30 van hen gebruiken het systeem actief met name de contentspecialisten en in mindere mate campagnecoördinatoren en overige collega’s. Het gebruik is divers: sommigen loggen een paar keer per jaar in voor specifieke campagnes, terwijl contentspecialisten dagelijks aan de slag zijn. Zij vormen de drijvende kracht achter het beheer, de goedkeuringen en het onderhoud van de beeldbank.
Beelden met betekenis
Beelden bij KWF zijn meer dan alleen visuele ondersteuning, ze dragen verhalen van mensen. Dat vraagt om zorgvuldigheid. Vooral bij patiëntbeelden gelden strikte protocollen. Elk gebruik vereist goedkeuring via de patiëntrelatiebeheerders, en bij overlijden wordt ook bij gegeven toestemming aan de familie gevraagd of zij ook instemmen met eventueel postuum gebruik. Andere categorieën, zoals actievoerders en onderzoekers, kennen soepelere workflows, maar ook daar blijft interne controle en toestemming verplicht.
Deze zorgvuldige aanpak onderstreept de verantwoordelijkheid waarmee KWF met beeld omgaat.
Uploaden, beheren en opruimen
Hoewel de beeldbank inmiddels breed wordt gebruikt, blijft uploaddiscipline een uitdaging. Campagnecoördinatoren zijn formeel verantwoordelijk voor uploads, maar in de praktijk nemen contentspecialisten deze taak vaak over. Daarnaast vormt het archief een groeipijn: duizenden foto’s, waarvan er soms maar een handvol daadwerkelijk wordt gebruikt. En waarvan een deel niet de vereiste meta-informatie bevat. Daarom werkt KWF aan een groot opruimproject, waarbij de (niet voor iedereen toegankelijke) content wordt verwijderd of, met aanvullende informatie weer zichtbaar wordt voor gebruikers.
Zodra dat project afgerond is, volgt een informatietraject voor alle medewerkers, zodat de beeldbank nog beter benut wordt.
Samen sterker met Comrads
Wie bij KWF vraagt naar de samenwerking met Comrads, krijgt al snel een glimlach te zien. Niet omdat alles vanzelf ging, maar omdat er achter elk technisch systeem een menselijk verhaal schuilgaat. Vanaf het begin stond het Comrads-team klaar om mee te denken, te luisteren en samen oplossingen te vinden.
Menselijke samenwerking achter de techniek
Laura, ondertussen het vaste aanspreekpunt namens Comrads, is inmiddels bijna een verlengstuk van het KWF-team geworden. Of het nu gaat om een kleine vraag of een complex overleg, ze reageert snel en met oprechte betrokkenheid. Problemen blijven nooit lang liggen: een bug is vaak dezelfde dag nog opgelost, met duidelijke communicatie over wat er gebeurt en waarom. Ook schuift zij twee keer per jaar aan om samen met het team te kijken hoe het systeem nog beter kan.
Daarnaast is ook Henk een bekende naam binnen KWF. Zijn rustige stap-voor-stap aanpak bleek tijdens de initiële implementatie en (door)ontwikkelingen daarna een groot succes. Hij hielp het team door ingewikkelde processen heen, zonder haast, maar met focus op wat echt werkt.
Continu verbeteren door betrokken partners
Wat KWF vooral waardeert, is de manier waarop Comrads innoveert zonder te duwen. Nieuwe functies en koppelingen, worden altijd gedeeld met uitleg en ruimte om zelf te bepalen wat past. Dat geeft vertrouwen.
Het is die open, respectvolle samenwerking die maakt dat KWF zich niet zomaar klant voelt, maar partner. Samen bouwen ze aan een systeem dat niet alleen technisch sterk is, maar ook past bij de manier waarop KWF wil werken: zorgvuldig, menselijk en toekomstgericht. Zoals een van de teamleden het mooi samenvatte: “Comrads denkt niet alleen met ons mee, maar ook vooruit. En dat maakt alle verschil.”
Slimme tools voor dagelijks gemak
Een van de meest gebruikte functies is de cropping-tool. Voor snelle aanpassingen aan socialmedia-beelden is het een echte tijdsbesparing. Waar de contentspecialisten normaal andere tools of Photoshop gebruikt, biedt de cropping-tool een handig alternatief binnen het systeem zelf.
Conclusie: groei, samenwerking en zorgvuldig beeldbeheer
Na de introductie van Comrads heeft KWF nu al bijna 10 jaar een systeem dat niet alleen functioneert, maar ook verbindt. Van technische upgrade tot menselijke samenwerking, het verhaal van KWF en Comrads is er één van groei, betrokkenheid en professioneel beeldbeheer. Een beeldbank die niet alleen beelden bewaart, maar verhalen levend houdt.
Net als KWF klaar voor een slimme beeldbank?
Benieuwd hoe jouw team van chaotisch archief naar zorgvuldig beeldbeheer groeit, met gebruiksvriendelijke tools, strakke workflows en een partner die vooruitdenkt? Plan vrijblijvend een kennismaking met onze DAM-experts. Samen kijken we wat werkt voor jouw organisatie. Of doe onze gratis DAM Quickscan en ontdek direct mogelijke verbeterpunten.