Definitie: File management
Wat is file management?
File Management is het organiseren, categoriseren en managen van bestanden. Dit bestaat onder andere uit het efficiënt benoemen van bestanden, metadata toevoegen en het sorteren in mappen en submappen. File Management software stelt je in staat de controle over je digitale bestanden te hebben en organiseert digitale bestanden voor verbeterde functionaliteit.
Effectieve File Management zorgt voor een doorzoekbare database voor het snel terugvinden van belangrijke bestanden, wat zorgt voor een algehele verbetering in de efficiëntie van de zakelijke workflow.
Waarom is file management belangrijk?
File Management software heeft verschillende voordelen die je bedrijf ten goede komen. File Management zorgt bijvoorbeeld voor:
Verhoogde productiviteit
Door een goed file management system te gebruiken, worden bestanden goed beheerd en opgeslagen. Hierdoor kun je gemakkelijk de gewenste bestanden vinden en verspil je geen tijd. Dit verhoogt de productiviteit binnen je organisatie.
Verlaagde kosten
Effectieve File Management kan helpen om kostbare tijd niet langer te verspillen met het zoeken naar bestanden. Ook de efficiëntie binnen de organisatie neemt hierdoor toe.
Verbeterde organisatie
Het efficiënt ordenen van bestanden verbetert de organisatie, omdat de controle en de orde over digitale bestanden wordt bewaard. Ook verkleint het risico om belangrijke bestanden kwijt te raken. Regelmatige back-ups verkleinen deze kans nog verder.
Verbeterde beveiliging
Met een File Management software kan de beveiliging van bestanden worden verbeterd. Bestanden kunnen in een veilige omgeving worden opgeslagen en ongeautoriseerde toegang tot digitale bestanden kan worden voorkomen.
Automatisch versiebeheer
Het juiste File Management system implementeert automatisch versiebeheer van documenten. Hierdoor kun je gemakkelijk de nieuwste versie vinden, maar ook oudere versies beheren, mocht dat nodig zijn.
Waarom file management middels een DAM systeem?
Door de vele voordelen die effectief File Management biedt, is het van cruciaal belang om een goed systeem te hebben voor het beheren van bestanden. Met de Digital Asset Management (DAM) van Comrads kun je al je digitale media en bestanden eenvoudig opslaan, organiseren, zoeken, beheren, delen en analyseren vanuit één centrale locatie in de cloud. Het DAM systeem helpt je organisatie om controle te houden over je bestanden en digitale media, waardoor productiviteit verhoogt.
Wil jij ook nóg productiever worden en ben je op zoek naar een veilige manier om al je digitale bestanden op te slaan, te organiseren en te delen in de cloud? De Digital Asset Management (DAM) van Comrads is dé media management applicatie voor marketeers en communicatieprofessionals. Meer weten? Bekijk de pagina over ons DAM systeem.